Dokumentowanie sprzedaży dokonywanej przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą
Rachunki
- zgodnie z art.87 Ordynacji każdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do wystawienia rachunku potwierdzającego dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi (o ile z innych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury)
- jednak obowiązek wystawienia rachunku istnieje wtedy, gdy kupujący lub usługobiorca wyrazi takie żądanie
- przedsiębiorca, od którego zażądano wystawienia rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, ma obowiązek wystawić ten dokument nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru
- po upływie 3 miesięcy od wykonania usługi lub wydania towaru żądanie wystawienia rachunku jest nieskuteczne, ponieważ przedsiębiorca nie ma już obowiązku wystawienia dokumentu sprzedaży
- na żądanie kupującego ub usługobiorcy istnieje możliwość wystawienia duplikatu rachunku. Ponownie wystawiony rachunek zawierać musi wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jego ponownego wystawienia
- rachunki powinny być ponumerowane kolejno, a kopie tych rachunków należy przechowywać w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego
- rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:
- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi
- datę wystawienia i numer kolejny rachunku
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe
- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie
Przepisów powyższego rozporządzenia nie stosuje się do faktur wystawianych przez podatników podatku od towarów i usług.
Faktury od „nievatowców”
- podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT (art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3) nie są obowiązani do wystawiania faktur
- wyjątek od powyższego- żądanie nabywcy- wtedy już ustawa VAT (a nie Ordynacja podatkowa) narzuca obowiązek wystawienia faktury. Zakres elementów obowiązkowych jest prawie identyczny jak w przypadku rachunku (rachunek musi zawierać kwotę słownie, a faktura nie)
- żądanie nabywcy wiąże sprzedawcę tylko w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczony zostanie towar lub wykonana zostanie usługa bądź otrzymana zostanie całość lub część zapłaty
- nie ma już konieczności tytułowania dokumentów „FAKTURA” lub „FAKTURA VAT” –ustawodawca zniósł ten obowiązek od 2013 r. Nie jest więc istotne jak nazywa się dokument, czyli dalej można korzystać z dokumentu „RACHUNEK”, o ile spełnia wszystkie wymogi formalne do bycia fakturą (posiada elementy niezbędne na fakturze)
- elementy obowiązkowe to:
- data wystawienia i numer kolejny dokumentu
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
- miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cena jednostkowa towaru lub usługi
- kwota należności ogółem
- błąd popełniony przez nievatowca na dokumencie sprzedaży może zostać przez niego skorygowany za pomocą faktury korygującej
- faktury dla czynności zwolnionych z VAT powinny zawierać podstawę zwolnienia tj. podanie konkretnego przepisu, z którego wynika zwolnienie z VAT. Nie dotyczy to zwolnienia podmiotowego (podatników VAT zwolnionych).
Faktury od „vatowców”
- obowiązek wystawiania faktur występuje szczególnie w przypadku sprzedaży na rzecz innych podmiotów gospodarczych, nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży.
- wyjątki od powyższego przewidziane są w ustawie o VAT (art. 106i. ust. 2-8)
- obecnie każdy przedsiębiorca, niezależnie od dopełnienia obowiązku rejestracji (VAT-R), czy też nie, może wystawić fakturę
- nie ma już konieczności tytułowania dokumentów „FAKTURA” lub „FAKTURA VAT”, ważne aby dokument sprzedaży spełniał wszystkie wymogi formalne do bycia fakturą (elementy niezbędne na fakturze)
- elementy obowiązkowe wymienione są w art 106e.ust.1 ustawy o VAT
- błąd istotny na dokumencie sprzedaży może zostać skorygowany za pomocą faktury korygującej
Informacje wspólne
- fakturą jest każdy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie
- na żądanie kupującego ub usługobiorcy istnieje możliwość wystawienia duplikatu faktury, który wtedy musi zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę ponownego wystawienia
- faktury powinny być ponumerowane kolejno, a ich kopie należy przechowywać w kolejności wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego
1 stycznia 2014 ustawodawca dokonał ujednolicenia kwestii i zniesienia podziału na przedsiębiorców, którzy wystawiają rachunki i takich, którzy wystawiają faktury. Obecnie wszyscy przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury, niezależnie od tego czy są zwolnieni z VAT czy też nie. Także jednak są upoważnieni do wystawiania dokumentu sprzedaży o nazwie „RACHUNEK”, który jeżeli będzie spełniał wymogi formalne na podstawie ustawy VAT uznany będzie za fakturę zgodną z wymogami obecnych przepisów. Nie jest istotne więc jak nazywa się dokument.