Pełna księgowość czy podatkowa książka przychodów i rozchodów?

accurate „rozkminia” dla weterynarii ;)

Pełna księgowość czy podatkowa książka przychodów i rozchodów?

Oto jest pytanie…, które często gnębi przedsiębiorców, także z branży weterynaryjnej. Zarówno tych początkujących, jak i starych wyjadaczy biznesowych.

Wybór najbardziej optymalnej ewidencji zależy od wielu czynników, jednak, aby podjąć ostateczną decyzję warto zapoznać się z ich charakterystyką oraz zaletami i wadami. A więc po kolei.

Należy wspomnieć, że podjęcie i prowadzenie działalności generalnie wiąże się z koniecznością dokumentowania wyników firmy. W zależności od wyboru ewidencji wynikiem tym może być albo przychód (rzeczywisty lub statystyczny) albo dochód (dodatnia różnica pomiędzy przychodami a kosztami ich uzyskania), albo strata (wtedy, kiedy koszty przewyższają nam przychody).

Przepisy obowiązujące w Polsce umożliwiają wybór z następujących form opodatkowania i związanych z tym rodzajów prowadzenia ewidencji (księgowości):

KARTA PODATKOWA – najprostsza forma ewidencji.

Stosować ją mogą tylko podmioty jednoosobowo prowadzące działalność gospodarczą i spółki cywilne, pod warunkiem, że nie zatrudniają pracowników ponad dozwolone przepisami limity.

Nie każdemu rodzajowi działalności dozwolona jest ta forma ewidencji. W szczególności przedsiębiorca weterynaryjny napotka tutaj na duże ograniczenie w postaci zakazu zatrudniania innego lekarza weterynarii oraz nakazu wykonywania usług tylko dla prywatnych osób fizycznych.

Urząd skarbowy w formie decyzji ustala kwotę podatku, stałą, płatną co miesiąc. Podatek nie zależy od wyniku firmy, a od wielkości miejscowości, w której wykonywana jest działalność i ilości zatrudnionych pracowników.

RYCZAŁT OD PRZYCHODÓW EWIDENCJONOWANYCH– również prosty sposób ewidencji.

Rejestrujemy wyłącznie przychody, które wynikają z wystawionych przez podatnika dokumentów sprzedaży. Gromadzone są jednak dowody zakupu towarów

Każdy przedsiębiorca, który nie przekroczył pewnej sumy przychodów w poprzednim roku (150 tys. EUR) może skorzystać z tej formy.

Lekarz weterynarii, jako przedstawiciel wolnego zawodu podpada pod najwyższa, 20% stawkę podatku i także podlega pod zakaz zatrudniania innego lekarza weterynarii oraz nakaz wykonywania usług tylko dla prywatnych osób fizycznych.

Ryczałtowcy i „kartowcy” nie mają możliwości wspólnego rozliczenia dochodów z małżonkiem lub samotnie wychowywanym dzieckiem, nie skorzystają również z popularnej ulgi na dzieci (chyba, że w zanadrzu mają dochody z pracy na etacie).

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW (PKPIR) – wyższy stopień wtajemniczenia ;)

Wówczas ewidencjonujemy zarówno uzyskiwane przychody z działalności gospodarczej, jak i związane z nimi koszty uzyskania przychodów. Tutaj podatek płacony jest w oparciu o wspomniany powyżej wynik firmy (dochód).

Zobowiązani do PKPiR: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, chyba, że wybiorą inną dozwoloną formę ewidencji.

KSIĘGI RACHUNKOWE, również zwane „pełną księgowością” albo „księgami handlowymi”– najbardziej rozbudowana i szczegółowa ewidencja działalności gospodarczej.

Każda operacja przedsiębiorstwa, a właściwie dowód dokumentujący taką operację, wymaga uwzględnienia w księgach rachunkowych. Tak więc: dokumenty sprzedaży, zakupu, wyciągi bankowe, wpłaty i wypłaty w kasie przedsiębiorstwa, operacje magazynowe, udziały w firmie, rozrachunki z innymi podmiotami, pracownikami, instytucjami, itd.

Księgi rachunkowe musi prowadzić każda spółka prawa handlowego (kapitałowa i osobowa, w tym w organizacji). Także inne podmioty, jak banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, fundusze inwestycyjne, stowarzyszenia, fundacje.

Ważne, beneficjenci otrzymujący z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych dotacje lub subwencje na realizację zadań zleconych, muszą zaprowadzić pełną księgowość.

Obowiązek prowadzenia księgi handlowej spoczywa również na osobach fizycznych, spółkach jawnych osób fizycznych, spółkach cywilnych osób fizycznych, spółkach partnerskich oraz spółdzielni socjalnych,  jeżeli ich przychody netto w poprzednim roku obrotowym przekroczyły kwotę 1.200.000 euro.

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca dobrowolnie wybrał księgi rachunkowe, jako najbardziej optymalne dla siebie narzędzie finansowego, majątkowego i podatkowego ogarnięcia swojego biznesu.

Jaką formę księgowości wybrać?

Naturalna tendencja do upraszczania sobie i tak skomplikowanego życia może podpowiadać wybór ewidencji najprostszej, wymagającej zaangażowania najmniejszych środków finansowych i pracy. Więc karta podatkowa lub ryczałt. Na początek jednoosobowej działalności jak znalazł. Przedsiębiorca wówczas może skupić się na rozkręcaniu i prowadzeniu biznesu. Bardzo szybko dochodzi się jednak do przysłowiowej ściany, gdyż ewidencje te nie przynoszą żadnej informacji pomocnej w zarządzaniu firmą.

Rozwój pociąga za sobą konieczność zatrudnienia pracowników, a karta i ryczałt stoją tutaj na przeszkodzie. Dodatkowo pozyskanie obcych środków finansowych (kredyt, pożyczka, leasing, dotacje unijne) na inwestycje w urządzenia, specjalistyczne aparaty, lokale, oprogramowania komputerowe wspomagające działanie jednostki, implementację nowatorskich rozwiązań, w dużym stopniu utrudniają, bądź wręcz wykluczają uproszczone ewidencje.

Wracamy więc do początku. Pełna księgowość czy podatkowa książka przychodów i rozchodów?

Dylematu takiego nie będzie, jeżeli rozwój biznesu (czego każdemu accurate życzy) spowoduje bezwzględną konieczność przejścia na księgi rachunkowe (odpowiednio wysokie przychody, lub zmiana formy prawnej działalności na spółkę zoo, na przykład). Wtedy nie ma wyjścia, trzeba brać byka za rogi ;)

Jeśli obowiązku nie będzie, znowu pojawi się ludzka tendencja do upraszczania… więc KPiR. A może jednak odważyć się na zaprowadzenie pełnej księgowości?

Pomimo obiegowych opinii o jej trudności i skomplikowaniu, zaryzykuję stwierdzenie, że jest to najbardziej przejrzysta i obrazowa forma. Doskonałe narzędzie wspomagające zarzadzanie, terminowe wywiązywanie się z zobowiązań wobec dostawców i doskonały monitoring spływu należnych za sprzedane usługi lub towary pieniędzy.

KPiR skupia się tylko na przychodach i kosztach, więc reszta potrzebnej wiedzy zazwyczaj gromadzona jest w specjalnym kajeciku ;) bądź tez konieczne jest nabycie dodatkowego oprogramowania wspomagającego działanie firmy.

Księgi handlowe obok informacji o przychodach i kosztach, dają również bieżący obraz majątku firmy (m.in. stanu rozrachunków, stanów magazynowych) oraz jego zmian. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego układu kont ewidencji kosztowej i przychodowej, przedsiębiorca posiada bazę ukazującą biznes pod różnym kątem: który obszar działalności, zlecenie lub projekt przyniósł zysk, a który zakończył się stratą. W jakiej wysokości kształtują się poszczególne pozycje kosztów. KPiR ma niestety ograniczoną możliwość detalizacji kosztów (ogólny podział na 3 grupy: koszty nabycia towarów, wynagrodzeń i pozostałe koszty), gdzie księgi rachunkowe pozwalają na bardzo dogłębny podział kosztów ze względu na rodzaje i tzw. miejsca powstawania, czyli obszary działalności, które je generują.

Księgi rachunkowe stanowią także doskonałą bazę informacyjną do sporządzania różnorakich sprawozdań ciążących na przedsiębiorcy. Poczynając od wszelakich raportów do GUS, poprzez regularne sprawozdania do banków, firm leasingowych, ubezpieczycieli. Te raporty wymagają pokazania między innymi stanu majątkowego firmy.

W końcu więcej informacji o kondycji finansowej i majątkowej firmy daje większą wiarygodność w zawiązywaniu kontaktów biznesowych z nowymi partnerami. Potencjalny partner biznesowy z pewnością łatwiej podejmie decyzję o współpracy, kiedy będzie miał jasny i klarowny obraz firmy przedsiębiorcy.

Z reguły prowadzenie księgowości rachunkowej wiąże się z wyższymi kosztami. W ofertach biur rachunkowych, ten rodzaj ewidencji jest najdrożej wyceniony spośród wszystkich narzędzi ewidencyjnych. Jednak, relatywnie, obciążenia te nie są wcale większe biorąc pod uwagę korzyści informacyjne będące bazą do podejmowania często strategicznych decyzji w biznesie i oszczędność czasu przedsiębiorcy w procesie ich pozyskiwania.

accurate

biuro rachunkowe Agnieszka Paluch